Cómo lograr que el teletrabajo sea un éxito

El teletrabajo ocupa ahora una parte importante de nuestras vidas, pero todavía nos estamos acostumbrando a él. Hay algunos factores importantes que debes tener en cuenta para que funcione y para integrarlo en tu rutina diaria.

Todos lo sabemos: el teletrabajo ha llegado para quedarse. Según Forbes, cada vez más puestos de trabajo en Estados Unidos se realizan a distancia. La tendencia comenzó a extenderse durante la pandemia, pero hoy en día hay muchas razones por las que ha acabado siendo una situación beneficiosa tanto para las empresas como para los empleados.

Las ventajas y los retos del teletrabajo

Las grandes ventajas

Para las empresas, contar con empleados que teletrabajan les permite ahorrar una cantidad considerable de dinero en alquiler de oficinas. Además, muchas personas empiezan a trabajar antes y con menos distracciones, lo que suele traducirse en un aumento general de la productividad.

Para los empleados, las ventajas son igualmente importantes:

• Ahorran dinero y tiempo en los desplazamientos diarios, y su horario es lo suficientemente flexible como para hacer frente a imprevistos domésticos mientras trabajan, sobre todo cuando hay niños de por medio.
• Al no tener que desplazarse al trabajo, los teletrabajadores pueden aprovechar ese tiempo extra para hacer cosas que mejoran su calidad de vida: practicar deporte, hacer yoga o, simplemente, descansar de verdad.
• Si no hay oficina, no hace falta gastarse una fortuna en ropa de trabajo. Adiós a los trajes caros y los zapatos de cuero; bienvenidas las camisetas y las zapatillas deportivas.

Los retos

Pero, más allá de las ventajas, también hay algunos inconvenientes. Los trabajadores pueden sentirse aislados, el espíritu de equipo puede debilitarse y se nota una falta de interacción social significativa. Ya no dedicas tiempo a contarle a un compañero el baile gracioso que hicieron tus hijos la noche anterior, o cómo tu pareja te preparó tu plato favorito.

Por su parte, las empresas deben contar con las herramientas y los procesos adecuados para ayudar a los empleados a gestionar su tiempo de forma eficaz y cumplir con los plazos. Deben confiar en sus equipos, pero también implantar sistemas que permitan supervisar periódicamente los objetivos y los avances.

Sea como sea, hay algunos principios importantes que todo teletrabajador debería seguir para mantener la disciplina y lograr que el modelo de teletrabajo sea un verdadero éxito, tanto para la empresa como para su vida personal. Repasemos los más importantes.

1. Establece un espacio de trabajo

Reserva una habitación o un rincón donde te sientas a gusto y monta allí tu oficina en casa. Pasarás muchas horas en ese espacio, así que personalízalo con todo lo que necesites para sentirte cómodo y a gusto.

Debe tener espacio suficiente para un escritorio adecuado, bastante luz natural y no debe estar demasiado expuesto al ruido. Como vas a estar sentado durante largos periodos de tiempo, invierte en una silla cómoda y ergonómica; tu espalda y tu cuello te lo agradecerán dentro de unos meses.

2. Establecer un horario fijo

No te repartas el trabajo a lo largo del día: no te beneficia ni a ti ni a las personas que te rodean. Esperar hasta última hora de la tarde o hasta la noche para hacer las cosas añade estrés innecesario a tu vida, te impide desconectar del trabajo y acaba molestando a las personas con las que vives. No merece la pena.

Ten un poco de disciplina: fija una hora de inicio y otra de finalización. Cuando termine tu jornada laboral, cierra sesión en todas las plataformas y aplicaciones y desactiva las notificaciones. Si la empresa se viene abajo de repente y necesitan algo de ti que sea una cuestión de vida o muerte, simplemente te llamarán.

3. Tómate descansos

Gran parte de la productividad y de una buena salud mental depende de lo bien que seas capaz de desconectar del trabajo.

Trabajar más horas no significa necesariamente ser más productivo, así que descansa la vista y la mente cada dos horas y aprende a desconectar. De este modo, evitarás el agotamiento y volverás a la tarea con energías renovadas. Un breve paseo por el barrio suele ser suficiente, pero hay muchas otras opciones.

4. Escenarios de cambio

Un par de días a la semana, solo unas horas, es suficiente.

Cambiar un poco de aires te ayuda a reajustar tu estado de ánimo, lo cual es necesario para ser más productivo y sentirte más realizado. Además, te permite ver a algunas personas, algo que a veces echas de menos cuando trabajas a distancia.

Si sales a un lugar público, reserva las tareas más rutinarias para esas sesiones, de modo que puedas soportar las distracciones. Coge tu portátil, pide un capuchino grande en tu cafetería favorita y disfruta del lugar y de la compañía desconocida.

5. Anota tus objetivos del día y ordénalos por orden de prioridad

Una buena forma de organizar tu agenda es sentarte, hacer una lista de tareas y poner las más importantes al principio. Hazlas primero para poder terminar el día con la sensación de haber logrado algo, sin que las tareas pendientes se arrastren hasta mañana.

Dejarás de preocuparte la noche anterior y no te darás vueltas en la cama hasta la mañana siguiente pensando en lo que no has terminado.

6. La tecnología es tu mejor aliada, pero úsala con prudencia

No hay duda de que existen miles de herramientas para trabajar en línea y ser productivo. El problema es que muchas de ellas son versiones muy similares entre sí, algunas ligeramente mejoradas con respecto a otras, lo que puede resultar confuso rápidamente.

En lugar de iniciar sesión en diez herramientas cada día, las empresas y los empleados deberían elegir una opción preferida y quedarse con ella. Dependiendo del objetivo, algunas herramientas ofrecen más ventajas que otras. He aquí algunos ejemplos:

• Si eres una persona visual, Notion es una excelente opción por defecto.
• Si necesitas carpetas y compartimentos, utiliza Google Drive.
• Asana, si te gusta dividir las tareas y los objetivos en partes más pequeñas.
• Perdón, si tu objetivo se centra más en los OKR de la empresa y necesitas compartir los objetivos.
• Airtable, si te gusta organizar contenidos o tareas en listas y pestañas que se conectan con otras plataformas.
• Trello, si prefieres una organización más visual al estilo kanban.

Hay muchas otras plataformas, así que echa un vistazo por Internet y elige la que mejor se adapte a tu flujo de trabajo.

7. Concéntrate a fondo y comunícate con frecuencia

Haz una cosa cada vez y concéntrate en ella

Si piensas en cuatro cosas a la vez y tienes 15 pestañas abiertas cada vez que te pones a trabajar, no podrás concentrarte bien en ninguna de ellas.

La falta de atención plena en el trabajo es uno de los mayores obstáculos a la hora de trabajar hoy en día. Es un poco triste admitir que necesitamos ayuda con esto, pero existen excelentes herramientas en línea que bloquean las notificaciones y otras distracciones en el ordenador para que puedas concentrarte de verdad en una tarea concreta de principio a fin.

Comunícate con la gente a menudo

Intenta que sea lo más parecido posible a una experiencia real: lo mejor es el contacto presencial. Asegúrate de que tu conexión wifi sea de primera calidad; la gente se cansa de oír que tu conexión es mala y que tu cámara no funciona. Las conversaciones reales deben tener lugar con frecuencia y sin interrupciones.

Un consejo importante: limita las llamadas y las videoconferencias a un horario razonable. Cuanto más claras estén tus límites entre el trabajo y la vida personal, mejor será tu salud mental.

No te limites a una sola dirección. Aprovecha

Una de las principales ventajas del teletrabajo es que no tienes que estar atado a un solo lugar durante todo el año. El teletrabajo ofrece mayor flexibilidad y libertad a los trabajadores, por lo que existe una oportunidad real de mejorar tu calidad de vida mientras trabajas y disfrutas de estar en otro lugar.

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¿Te sientes ahora más preparado para sacar el máximo partido al teletrabajo? Esperamos que sí. Cada vez que te sientas un poco perdido trabajando desde casa, vuelve a leer este artículo y recuérdate lo que realmente importa.

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